Vorbereitende Buchhaltung
automatisieren
Belegeingang, Datenerfassung und Zahlungs-Zuordnung laufen automatisch — ohne Sachkonten-Kontierung. Die bleibt bei Ihrer Steuerkanzlei. Wir räumen die Vorarbeit weg, nicht die Kanzlei.
Deterministisch wo möglich, KI nur für Klärfälle.
Was sich im Monatsabschluss ändert.
Der Beleg geht denselben Weg — nur macht ihn nicht mehr ein Mensch von Hand.
Was wir automatisieren.
Sechs Bausteine, die zusammen die vorbereitende Buchhaltung tragen — einzeln einführbar.
Belegeingang bündeln
Rechnungen aus Mail-Postfach, Scan oder Direkt-Upload landen automatisch im ERP — statt verstreut über Postfächer.
KI-Belegerfassung
Lieferant, Belegnummer, Datum, Betrag und Zahlungsziel werden ausgelesen und gegen Ihre Stammdaten gematcht.
Bezahlt oder offen?
Karte, PayPal und Abos werden längst automatisch abgebucht. Das System unterscheidet bereits bezahlt von offen mit Fälligkeit.
Konfidenz-Routing
Sichere Fälle laufen durch, unsichere gehen in die Review-Queue. Die Schwelle wächst mit dem Vertrauen in das System.
Zahlungs-Zuordnung
Bankbewegung trifft offenen Posten — regelbasiert über Betrag und Rechnungsnummer. Sammelzahlungen löst eine Teilmengen-Suche auf.
Fehlende Belege finden
Eine Abbuchung ohne passenden Beleg wird erkannt und zur Nachforderung markiert — bevor die Kanzlei nachfragt.
Womit wir arbeiten.
Keine exklusive Tool-Bindung — wir docken an das an, was bei Ihnen läuft.
Ihr ERP
Anbindung über die API Ihres Systems — Billomat, lexoffice und sevDesk sind Beispiele, keine Vorgabe.
Ihre Steuerkanzlei
Die Sachkonten-Zuordnung bleibt dort, wo sie hingehört: im DATEV-Modul Ihrer Kanzlei.
DSGVO & AVV
Auftragsverarbeitungsvertrag, minimale Rechtevergabe, Verarbeitung in EU-Region.
Audit-Log
Jede automatische Aktion mit Zeitpunkt, Auslöser und Ergebnis protokolliert — Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBD.
Drei Festpreis-Pakete — vom Check zum Betrieb.
Klar definierter Scope, fester Preis, definiertes Ergebnis. Jedes Paket startet mit einem kostenlosen Erstgespräch.
Wissen, was automatisierbar ist: Ihr Belegfluss aufgenommen und bewertet — bevor Sie investieren.
Belegeingang und Erfassung produktiv — zunächst im Shadow-Mode, damit Sie vergleichen können.
Die vollständige Kette bis zur Zahlungs-Zuordnung — inklusive schrittweiser Teilautonomie.
Vom Belegstapel zum geprüften Datensatz.
Eingeführt wird schrittweise — erst beobachtet das System mit, dann übernimmt es.
Belegfluss aufnehmen
Welche Belegarten, welche Volumina, welche Sonderfälle? Und was macht heute wer von Hand?
Anbindung
Postfach, Scan-Ordner und ERP verbinden — z. B. Billomat, lexoffice oder sevDesk.
Shadow-Mode
Das System schlägt vor, schreibt aber nichts. Sie vergleichen mit Ihrer bisherigen Arbeitsweise.
Teilautonomie
Sichere Fälle laufen durch, der Rest in die Review-Queue. Die Schwelle justieren wir gemeinsam.
Betrieb & Audit-Log
Jede automatische Aktion ist protokolliert und nachvollziehbar — für Sie und für Ihre Kanzlei.
Fragen zur Belegautomatisierung.
Die Punkte, die in Erstgesprächen fast immer aufkommen.
Ersetzt das meinen Steuerberater?
Warum kontieren Sie nicht auf Sachkonten (z. B. SKR03)?
Was passiert, wenn die KI sich nicht sicher ist?
Wie werden Sammelzahlungen und Teilzahlungen behandelt?
Wie steht es um GoBD, DSGVO und Datenstandort?
Was kostet der laufende Betrieb?
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WeiterlesenAus einem echten Belegprozess entstanden.
Was auf dieser Seite steht, ist kein Whitepaper-Entwurf. Der Ansatz entstand in der Vorarbeit für einen mittelständischen B2B-Softwareanbieter aus Deutschland, der seine Verwaltung automatisieren wollte: Prozessaufnahme, Architekturkonzept und ein lauffähiger Prototyp, der im Termin vorgeführt wurde.
Erst der Prozess, dann die Software
Grundlage war nicht ein Produktkatalog, sondern der tatsächliche Ablauf im Unternehmen: Wer fasst einen Beleg an, an welcher Stelle bleibt er liegen, welche Fälle sind Routine und welche Ausnahme. Daraus entstand die Aufteilung in deterministisch, KI und Mensch — nicht umgekehrt.
Lauffähiger Prototyp statt Foliensatz
Neben dem Konzept entstand eine bedienbare Anwendung mit zwei Strecken: Belegeingang mit Extraktion durch ein Sprachmodell, Konfidenz-Routing und Review-Queue — und Zahlungs-Zuordnung, die Bankbewegungen deterministisch gegen offene Posten abgleicht. Jede Aktion landet im Audit-Log. Sachkonten bleiben bewusst außen vor.
Der Engpass lag woanders als vermutet
Die wichtigste Erkenntnis kam aus dem Gespräch, nicht aus dem Code: Die eindeutig zuordenbaren Belege beherrschen gängige Buchhaltungssysteme längst. Zeit kosten die Fälle, die sich nicht zuordnen lassen — die Abbuchung, zu der schlicht kein Beleg existiert und den sich jemand beim Anbieter besorgen muss. Genau darauf zielt der Ansatz auf dieser Seite.
Gebaut ist der Agent schnell. Verlässlich bleibt er nicht von selbst.
Modelle werden abgekündigt, Fallbacks greifen still, Prompts verlieren ihre Wirkung — und anders als ein Workflow bricht ein Agent dabei nicht ab, sondern antwortet weiter. Die Produktlinie Agent-Betrieb übernimmt Monitoring, die monatliche Qualitätsstichprobe gegen einen festen Testfall-Satz und auf Wunsch die AI-Act-Dokumentation. Ab 390 € / Monat, monatlich kündbar.
Schluss mit dem Belegstapel?
Wir schauen uns Ihren Belegfluss an und sagen Ihnen, welche Schritte sich heute automatisieren lassen — und welche besser beim Menschen bleiben.