Bevor Sie Angebote vergleichen, treffen Sie eine größere Entscheidung: Über welches Modell soll die Arbeit überhaupt laufen? Freelancer, Agentur und eigenes Team unterscheiden sich weniger im Preis als in drei Dingen — wer das Risiko trägt, wo das Wissen bleibt und wie schnell entschieden wird.
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- Der Preisvergleich täuscht: Ein Stundensatz sagt nichts über die Gesamtkosten. Entscheidend sind Abstimmungsaufwand, Wissensverlust und die Frage, wer bei Fehlern nachbessert.
- Jedes Modell hat eine harte Grenze: Der Freelancer die Verfügbarkeit, die Agentur die Distanz zum Können, das eigene Team die Auslastung.
- Die ehrlichste Frage lautet nicht „wer ist günstiger", sondern: Ist diese Aufgabe dauerhaft und gehört sie zum Kerngeschäft? Daraus folgt die Antwort fast von selbst.
- Warum der Preisvergleich in die Irre führt
- Die vier Achsen der Entscheidung
- Die drei Modelle im Profil
- Die harten Grenzen — auch meine
- Der Mischweg, der oft übersehen wird
- Was Sie unabhängig vom Modell verlangen sollten
- Entscheidungshilfe nach Ausgangslage
- Das Erstgespräch als Auswahlwerkzeug
- Wie extern und intern zusammenspielen
1. Warum der Preisvergleich in die Irre führt
Die übliche Herangehensweise ist, Angebote nebeneinanderzulegen und die Zahlen zu vergleichen. Das führt fast zwangsläufig zu einer Fehlentscheidung, weil die drei Modelle völlig unterschiedliche Kosten in völlig unterschiedliche Töpfe legen.
Ein eigener Mitarbeiter kostet nicht sein Gehalt, sondern Gehalt plus Nebenkosten, Arbeitsplatz, Werkzeuge, Weiterbildung und die Zeit, in der er noch nicht produktiv ist. Eine Agentur kostet nicht nur ihr Honorar, sondern auch den Abstimmungsaufwand über mehrere Beteiligte. Ein Freelancer wirkt oft am günstigsten und trägt ein Risiko, das erst sichtbar wird, wenn er ausfällt.
Deshalb verzichtet dieser Artikel bewusst auf Stunden- und Tagessätze. Sie sind der am schlechtesten geeignete Vergleichsmaßstab, den es in dieser Frage gibt — und aus demselben Grund arbeite ich selbst zum Festpreis: Was zählt, ist der Preis für ein Ergebnis, nicht der Preis für eine Stunde.
2. Die vier Achsen der Entscheidung
1. Wer trägt das Risiko?
Bei einem Festpreis trägt es der Dienstleister: Wird es aufwendiger als gedacht, ist das sein Problem. Bei Abrechnung nach Aufwand tragen Sie es. Bei eigenen Mitarbeitern tragen Sie es dauerhaft, auch in Phasen ohne Projekt.
2. Wo bleibt das Wissen?
Der oft entscheidende Punkt. Wissen, das nur im Kopf eines Externen existiert, verlässt mit ihm das Haus. Wissen im eigenen Team bleibt — solange die Person bleibt. Dokumentation ist deshalb keine Formalie, sondern der eigentliche Gegenstand der Lieferung.
3. Wie schnell wird entschieden?
Jede Ebene zwischen Ihnen und der Person, die tatsächlich baut, kostet Zeit und Präzision. Ein direkter Draht ist kein Komfort, sondern ein Qualitätsmerkmal: Rückfragen werden im Gespräch geklärt, statt über zwei Zwischenstationen zu wandern.
4. Wie viele Disziplinen brauchen Sie gleichzeitig?
Eine Website mit Text, Bild, Technik und Kampagne gleichzeitig ist etwas anderes als ein abgegrenztes technisches Vorhaben. Je mehr Fachrichtungen dauerhaft parallel laufen, desto eher trägt eine Struktur mit mehreren Köpfen.
3. Die drei Modelle im Profil
Freelancer / Spezialist
Kurze Wege, hohe Fachtiefe im eigenen Gebiet, kein Aufschlag für Struktur. Sie sprechen mit der Person, die auch baut. Grenze: Verfügbarkeit und Breite.
Agentur
Mehrere Disziplinen unter einem Dach, Vertretung bei Ausfall, etablierte Prozesse. Grenze: Distanz zwischen Verkauf und Umsetzung, und wer am Ende tatsächlich arbeitet.
Eigenes Team
Volle Kontrolle, Wissen bleibt im Haus, jederzeit verfügbar. Grenze: Fixkosten unabhängig von der Auslastung und die Schwierigkeit, aktuell zu bleiben.
Der Regelfall: eine Mischung
In der Praxis entscheidet fast niemand rein. Die Frage ist nicht welches Modell, sondern welcher Teil der Arbeit in welches Modell gehört.
4. Die harten Grenzen — auch meine
Ein Vergleich, in dem das eigene Modell zufällig immer gewinnt, ist keiner. Deshalb hier die Grenzen offen, meine eingeschlossen.
Freelancer: das Bus-Risiko
Eine Person kann krank werden, überbucht sein oder aufhören. Wer einen Einzelnen beauftragt, muss vorher klären, was dann passiert — und ob das Ergebnis so dokumentiert ist, dass jemand anders weitermachen kann. Bei mir gilt deshalb: Was ich baue, ist übergabefähig, und ich benenne vorab, was ich nicht abdecke.
Agentur: wer arbeitet wirklich?
Verkauft wird oft von erfahrenen Leuten, umgesetzt von jüngeren. Das ist nicht per se schlecht — es muss nur transparent sein. Die entscheidende Frage im Erstgespräch lautet: Wer genau arbeitet an unserem Projekt, und mit wem sprechen wir dann?
Inhouse: die Auslastungsfalle
Eine Stelle für eine Aufgabe zu schaffen, die nur zeitweise anfällt, erzeugt Fixkosten und Leerlauf. Und eine einzelne Fachkraft ohne Umfeld verliert fachlich den Anschluss, weil niemand da ist, mit dem sie sich austauschen kann.
Alle drei: Abhängigkeit
Ob Agentur, Freelancer oder eine einzelne interne Person mit Sonderwissen — Vendor Lock-in entsteht überall dort, wo Zugänge, Konten und Wissen nicht Ihnen gehören. Das ist eine Vertragsfrage, keine Modellfrage.
5. Der Mischweg, der oft übersehen wird
Zwischen „einer allein" und „ganze Agentur" liegt ein Modell, das für den Mittelstand häufig am besten passt: ein fester Ansprechpartner, der die Verantwortung trägt, plus ein Netzwerk aus Spezialisten für das, was er nicht selbst macht.
Genau so arbeite ich. Sie sprechen durchgehend mit derselben Person, es gibt keine Ticket-Warteschlange und keinen Junior, der intern eingelernt wird. Für Themen jenseits meines Kerns — etwa spezialisierte Sicherheitsarbeit — vermittle ich gezielt Partner, statt so zu tun, als könnte einer alles. Der Unterschied zur Agentur ist nicht die Kompetenzbreite, sondern die Nähe zur Umsetzung: Wer verkauft, baut auch.
Die Frage „wer arbeitet tatsächlich an meinem Projekt?" beantwortet mehr über die zu erwartende Qualität als jeder Vergleich von Referenzlisten.
6. Was Sie unabhängig vom Modell verlangen sollten
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Einen Festpreis für einen definierten Umfang
Nicht, weil Aufwandsabrechnung unseriös wäre, sondern weil ein Festpreis den Anbieter zwingt, den Umfang vorher zu verstehen. Wer keinen Festpreis nennen kann, hat die Aufgabe noch nicht durchdrungen — oder will das Risiko bei Ihnen lassen.
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Die Zusage, wer konkret arbeitet
Namentlich, nicht als Rolle. Und die Regelung, was passiert, wenn diese Person ausfällt.
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Alle Zugänge auf Ihren Namen
Domain, Hosting, Analytics, Code-Verwaltung, Modell-Zugänge. Das ist die einzige wirksame Versicherung gegen Abhängigkeit — und der Punkt, an dem Trennungen teuer werden, wenn er fehlt.
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Dokumentation als Teil der Lieferung
Nicht als Anhang, sondern als benannter Bestandteil. Die Prüffrage: Könnte jemand anders damit weiterarbeiten, ohne den Ursprungsentwickler zu fragen?
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Eine ehrliche Ausschlussliste
Was ist nicht enthalten? Ein Anbieter, der diese Liste nicht liefert, hat sie entweder nicht durchdacht oder verschweigt sie bewusst.
7. Entscheidungshilfe nach Ausgangslage
Freelancer oder Spezialist zum Festpreis. Ein Relaunch, eine Automatisierung, ein Prototyp — Aufgaben mit definiertem Ende sind der Idealfall für dieses Modell.
Agentur oder ein festes Netzwerk. Wenn dauerhaft Text, Gestaltung, Technik und Kampagnen gleichzeitig laufen, trägt eine Struktur mit mehreren Köpfen besser als eine Person.
Eigenes Team. Wenn die Arbeit nie ausgeht und den Unterschied zum Wettbewerb ausmacht, gehört sie ins Haus — mit externer Ergänzung für Spitzen und Spezialthemen.
Keins der drei — erst eine kleine, bezahlte Analyse. Ein Vorhaben zu vergeben, dessen Umfang niemand kennt, ist die teuerste aller Varianten, unabhängig vom Modell.
8. Das Erstgespräch als Auswahlwerkzeug
Referenzlisten und Portfolios sind schlechte Auswahlkriterien. Sie zeigen, was ein Anbieter im besten Fall geliefert hat, unter Bedingungen, die Sie nicht kennen, mit einem Team, das inzwischen ein anderes sein kann. Das aussagekräftigste Werkzeug ist das Erstgespräch — vorausgesetzt, Sie führen es als Prüfung und nicht als Präsentation.
Fünf Fragen, deren Antworten mehr verraten als jede Referenz
1. „Was würden Sie uns abraten?"
Wer darauf keine Antwort hat, hat entweder nicht zugehört oder verkauft grundsätzlich alles. Ein Anbieter, der Ihnen etwas ausredet, hat Ihre Lage verstanden und gefährdet dafür seinen eigenen Auftrag — das ist das stärkste Signal, das es in so einem Gespräch gibt.
2. „Wer sitzt hier am Tisch, und wer arbeitet später?"
Bei Agenturen die entscheidende Frage. Bei einem Einzelnen erübrigt sie sich — dafür stellt sich dort die Frage nach der Vertretung. Beides ist legitim, beides muss beantwortet sein.
3. „Was ist nicht enthalten?"
Die Antwort trennt durchdachte Angebote von hoffnungsvollen. Wer den Umfang wirklich verstanden hat, kann die Ränder benennen. Wer ausweicht, wird die Diskussion später führen — dann aber während der Umsetzung und mit Zeitdruck.
4. „Was war Ihr letztes Projekt, das schiefging?"
Es gibt keine Laufbahn ohne solche Projekte. Interessant ist nicht der Fehler, sondern ob jemand ihn benennen kann und was daraus wurde. Eine makellose Bilanz bedeutet meistens Selektion in der Erzählung, nicht in der Arbeit.
5. „Wie sieht die Zusammenarbeit aus, wenn sie endet?"
Übergabe, Dokumentation, Zugänge, Wissenstransfer. Wer darauf souverän antwortet, plant nicht mit Ihrer Abhängigkeit — und genau das wollen Sie wissen, bevor Sie unterschreiben, nicht danach.
Ein Warnsignal, das oft übersehen wird
Wenn ein Anbieter im Erstgespräch keine einzige Rückfrage zu Ihrem Geschäft stellt, sondern sofort eine Lösung präsentiert, ist das kein Zeichen von Erfahrung, sondern von Standardisierung. Es kann passen — wenn Ihr Fall tatsächlich Standard ist. Es passt nicht, wenn Sie gerade deshalb externe Hilfe suchen, weil Ihr Fall es nicht ist.
Quick-Check vor der Vergabe
9. Wie extern und intern zusammenspielen
Weil die Antwort in der Praxis fast immer eine Mischung ist, lohnt ein Blick darauf, wie diese Mischung funktioniert, ohne dass Reibung entsteht. Drei Aufteilungen haben sich bewährt, und sie unterscheiden sich darin, wo die Grenze verläuft.
Nach Zeitraum: Extern wird gebaut, intern wird betrieben. Der Dienstleister setzt ein System auf und übergibt es an jemanden bei Ihnen, der es danach pflegt. Das funktioniert nur, wenn die Übergabe von Anfang an Teil des Auftrags ist und nicht am Ende drangehängt wird — sonst übernimmt Ihr Team etwas, das es nicht versteht.
Nach Fachgebiet: Intern bleibt, was mit Ihrem Geschäft zu tun hat, extern geht, was Spezialwissen erfordert. Ihre Leute kennen Ihre Kunden und Abläufe besser als jeder Dienstleister; ein Dienstleister kennt die technische Umgebung besser als Ihre Leute. Diese Aufteilung nutzt beide Stärken statt sie gegeneinander zu stellen.
Nach Auslastung: Intern läuft der Grundbetrieb, extern werden Spitzen und Sonderprojekte abgefangen. Der große Vorteil ist, dass keine Stelle für Arbeit geschaffen wird, die nur zeitweise anfällt — und der große Nachteil, dass externe Kapazität nicht auf Zuruf verfügbar ist. Wer so arbeitet, sollte den Bedarf vorher ankündigen statt im Notfall anzurufen.
Die häufigste Reibungsquelle bei allen drei Varianten ist nicht Technik, sondern eine unklare Grenze: zwei Seiten, die beide glauben, die andere kümmere sich. Ein einziger Satz im Vertrag oder in der Projektbeschreibung, der die Zuständigkeit für den laufenden Betrieb benennt, verhindert die meisten dieser Fälle.
Und falls Sie zwischen zwei konkreten Anbietern schwanken: Vergeben Sie eine kleine, bezahlte Vorarbeit an beide, bevor Sie das ganze Vorhaben vergeben. Eine Analyse, ein abgegrenztes Teilstück, ein Prototyp. Das kostet einen Bruchteil des Gesamtbudgets und zeigt Ihnen, was keine Referenzliste zeigen kann: wie jemand tatsächlich arbeitet, nachfragt und liefert.
Fazit
Freelancer, Agentur und eigenes Team sind keine Qualitätsstufen, sondern Antworten auf unterschiedliche Fragen. Ein Einzelner ist stark bei abgegrenzten Vorhaben mit kurzen Wegen und schwach bei Verfügbarkeit. Eine Agentur ist stark bei Breite und Ausfallsicherheit und schwach bei der Nähe zwischen Verkauf und Umsetzung. Ein eigenes Team ist stark bei Kontrolle und schwach bei den Fixkosten.
Wer zwei Fragen ehrlich beantwortet — ist die Aufgabe dauerhaft, und gehört sie zum Kerngeschäft? —, hat die Entscheidung praktisch schon getroffen. Alles andere ist die Prüfung der fünf Punkte aus Kapitel 6, und die gilt für jedes der drei Modelle gleichermaßen.
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Vendor Lock-in
Die Abhängigkeit von einem Anbieter, die entsteht, wenn ein Wechsel technisch oder wirtschaftlich unverhältnismäßig teuer wird.
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Die kleinste Ausbaustufe eines Produkts, die bereits echten Nutzen stiftet und deshalb am Markt geprüft werden kann.
