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Spezialgebiet · Automatisierung / 13

Buchhaltung & ERP
verbinden

Rechnungen, Buchungsdaten und Stammdaten laufen per Schnittstelle zwischen Shop, ERP, Buchhaltungssoftware und DATEV — statt per CSV-Export und Abtippen. Wir bauen die Verbindung, Ihre Systeme bleiben, wie sie sind.

Schnittstellen-Check anfordern

ERP-System als Mittelpunkt, verbunden mit Finanzen, Aufträgen und Logistik über strukturierte Datenformate

Unser Ansatz

Ihre Systeme bleiben. Die Handarbeit dazwischen fällt weg.

Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen brauchen kein neues ERP, sondern eine Verbindung zwischen den Systemen, die schon laufen. Wir nutzen die offiziellen Schnittstellen Ihrer Software — REST-APIs, DATEV-Datenservices, definierte Exportformate — und bauen den Datenfluss dazwischen regelbasiert und nachvollziehbar. Ein Sprachmodell kommt nur dort zum Einsatz, wo unstrukturierte Daten gelesen werden müssen. Jede Übertragung wird protokolliert; was scheitert, landet bei einem Menschen statt im Nirgendwo. Die Buchführung selbst bleibt bei Ihnen und Ihrer Kanzlei.

Alexander OhlGründer · Pragma-Code

Vorher / Nachher

Was sich zwischen den Systemen ändert.

Die Daten nehmen denselben Weg — nur trägt sie niemand mehr von Hand hinüber.

Datenfluss im Vergleich

Shop · ERP · Buchhaltung · Kanzlei

Vorher · manuell

RechnungenAus dem Shop exportiert, in der Faktura neu angelegt

Daten an die KanzleiCSV-Export, per Mail verschickt

E-RechnungPDF per Mail — nur noch übergangsweise zulässig

StammdatenIn jedem System einzeln gepflegt

ZahlungsstatusVon Hand abgeglichen

FehlerFallen beim Monatsabschluss auf

Nachher · angebunden

RechnungenAutomatisch aus Bestellung oder Auftrag erzeugt

Daten an die KanzleiPer Schnittstelle oder DATEV-Format, im festen Takt

E-RechnungXRechnung / ZUGFeRD, vor dem Versand geprüft

StammdatenEinmal gepflegt, überall synchron

ZahlungsstatusFließt automatisch zurück

FehlerSofort gemeldet, mit Protokoll

Bausteine · 06

Was wir verbinden.

Sechs Bausteine, die einzeln oder zusammen eingeführt werden — je nachdem, wo bei Ihnen heute abgetippt wird.

Buchungsdaten an die Kanzlei

Buchungsstapel und Belege gehen im DATEV-Format oder über die DATEV-Datenservices an Ihre Kanzlei — automatisch erzeugt statt per CSV in der Mail.

Rechnungen aus Shop & ERP

Bestellungen und Aufträge werden automatisch zu Rechnungen in Ihrer Faktura, etwa easybill, sevDesk oder lexoffice — mit Kunde, Positionen und Steuersatz.

E-Rechnung im Ausgang

XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 aus Ihren Daten erzeugen und vor dem Versand gegen die Geschäftsregeln prüfen — nicht erst nach der Reklamation.

Stammdaten synchron

Kunden, Lieferanten, Artikel und Kostenstellen einmal pflegen, überall abgleichen — keine Dubletten, keine abweichenden Nummern zwischen den Systemen.

Zahlungsstatus zurück

Der Bezahlt-Status aus Buchhaltung oder Bank fließt zurück in ERP oder Shop — Mahnläufe und Lieferfreigaben arbeiten mit aktuellen Daten.

Protokoll & Fehlermeldung

Jede Übertragung mit Zeitpunkt, Datensatz und Ergebnis protokolliert. Schlägt etwas fehl, gibt es eine Meldung statt einer stillen Lücke im Monatsabschluss.

Systeme · 04

Woran wir andocken.

Die Namen sind Beispiele für Systeme mit offener Schnittstelle, keine Partnerschaften. Entscheidend ist, welche Schnittstelle Ihr System anbietet — das klärt der Check.

Buchhaltung & Faktura

Zum Beispiel sevDesk, lexoffice, BuchhaltungsButler oder easybill — angebunden über die API des jeweiligen Anbieters.

ERP

Zum Beispiel Odoo, Sage, Oracle NetSuite oder BMD — über deren Programmierschnittstellen und Austauschformate.

Kanzlei & DATEV

DATEV-Format und DATEV-Datenservices; Kanzleisoftware wie ADDISON oder Agenda über deren Import- und Austauschwege.

DSGVO & GoBD

Auftragsverarbeitungsvertrag, minimale Rechtevergabe, Verarbeitung in EU-Region und ein Protokoll jeder Übertragung.

Festpreis-Pakete · 03

Erst prüfen, dann zum Festpreis verbinden.

Was eine Anbindung kostet, hängt an den Schnittstellen Ihrer Systeme. Deshalb steht am Anfang der Check — danach bekommen Sie einen Festpreis, keine Schätzung.

Von der Insellösung zum Datenfluss.

Umgestellt wird erst, wenn Sie und Ihre Kanzlei die Ergebnisse verglichen haben.

Systeme aufnehmen

Welche Systeme laufen, wer pflegt was, wo wird heute exportiert und abgetippt — und welche Schnittstellen bietet Ihre Software tatsächlich?

Datenfluss festlegen

Welches System führt für welche Daten? Richtung, Takt und Feldzuordnung werden schriftlich festgelegt, bevor gebaut wird.

Bau & Test

Anbindung im Testmandanten mit echten Beispieldaten und den Sonderfällen aus Ihrem Alltag: Gutschriften, Teillieferungen, Kunden im Ausland.

Parallelbetrieb

Die Schnittstelle läuft neben dem bisherigen Weg. Sie und Ihre Kanzlei vergleichen, dann wird umgestellt.

Betrieb & Übergabe

Monitoring, Fehlermeldungen und Dokumentation. Ändert ein Anbieter seine API, fällt es im Monitoring auf — nicht erst in der Buchhaltung.

FAQ · Häufige Fragen

Fragen zur Systemanbindung.

Die Punkte, die in Erstgesprächen fast immer aufkommen.

Brauchen wir dafür ein neues ERP oder eine neue Buchhaltungssoftware?

In aller Regel nicht. Die meisten Systeme, mit denen kleine und mittlere Unternehmen arbeiten, haben eine Programmierschnittstelle oder zumindest ein definiertes Import- und Exportformat. Wir verbinden das, was läuft. Ein Systemwechsel ist nur dann ein Thema, wenn eine Software gar keinen automatisierbaren Weg anbietet — das sehen wir im Check, bevor Sie etwas investieren.

Was ist der Unterschied zur Belegverarbeitung?

Die Belegverarbeitung kümmert sich um eingehende Belege: einsammeln, auslesen, Zahlungen zuordnen. Die Systemanbindung verbindet die Software, in der Ihre Daten liegen — Shop, ERP, Faktura, Buchhaltung und DATEV. Beides lässt sich kombinieren; oft ist die Anbindung die Voraussetzung, damit die Belegverarbeitung ihre Ergebnisse überhaupt ins richtige System schreiben kann.

Geht das mit DATEV überhaupt per Schnittstelle?

Ja, aber nicht jeder Weg steht jedem offen. DATEV bietet Datenservices für Buchungsdaten und Belegbilder an; ob sie in Ihrem Fall nutzbar sind, hängt unter anderem davon ab, wie Ihre Kanzlei mit DATEV arbeitet und welche Freigaben vorliegen. Wo das nicht passt, ist der Export im DATEV-Format der robuste Weg — automatisch erzeugt statt von Hand. Welcher Weg es wird, klären wir im Check zusammen mit Ihrer Kanzlei.

Was hat die E-Rechnungspflicht damit zu tun?

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt ab 2027 und 2028. Ausstellen heißt: Die Rechnung muss als strukturierter Datensatz nach EN 16931 aus Ihrem ERP oder Ihrer Faktura kommen, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Genau das ist eine Schnittstelle — wir bauen sie mit einer Prüfung gegen die Geschäftsregeln, bevor die Rechnung rausgeht.

Was passiert, wenn eine Übertragung fehlschlägt?

Dann wird nichts stillschweigend übersprungen. Jede Übertragung ist protokolliert; ein fehlgeschlagener Datensatz erzeugt eine Meldung an die zuständige Person, mit dem Grund und dem betroffenen Beleg. Typische Ursachen sind fehlende Stammdaten, ein abgelaufener Zugang oder eine geänderte API — alle drei sind sichtbar, bevor sie den Monatsabschluss treffen.

Wer betreut die Schnittstelle nach dem Go-live?

Das entscheiden Sie. Sie bekommen Dokumentation und Übergabe-Video und können die Anbindung selbst oder mit Ihrer IT betreiben. Wer das nicht im Haus haben will, kann den Betrieb über den monatlichen Umsetzungstarif „Automatisierung“ an uns geben (siehe Pakete & Preise).

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