Microsoft Dynamics 365 Business Central ist im Mittelstand oft das zentrale ERP für Finanzen, Einkauf, Verkauf und Lager. Wer Shop, CRM, Banking oder Belegeingang automatisch anbinden will, kommt an der Business Central API nicht vorbei. Dieser Leitfaden zeigt, was die API v2.0 kann, wie die Anmeldung ohne Benutzerlizenz funktioniert und welche Grenzen Microsoft dokumentiert.
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- Eine REST-API für die Standardobjekte: Die API v2.0 deckt Debitoren, Kreditoren, Artikel, Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, Sachposten und Buchungsblätter ab. In Business Central online ist sie standardmäßig aktiv.
- Anmeldung ohne Benutzerlizenz: Hintergrunddienste melden sich per OAuth 2.0 (Service-to-Service) an. Laut Microsoft braucht diese Variante keine eigene Benutzerlizenz.
- Webhooks statt Abfragen im Minutentakt: Business Central meldet Änderungen aktiv. Abonnements laufen nach drei Tagen ab und müssen erneuert werden.
- E-Rechnung eingebaut: Seit Version 26.3 unterstützt die deutsche Lokalisierung XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3.
- 1. Was die Business Central API v2.0 abdeckt
- 2. Anmeldung: OAuth 2.0 und Service-to-Service
- 3. Webhooks: Änderungen in Echtzeit erfahren
- 4. Limits und Drosselung
- 5. Eigene APIs in AL, wenn Felder fehlen
- 6. E-Rechnung und DATEV in Deutschland
- 7. Integrationswege: n8n, Power Automate oder eigener Dienst
- 8. Fahrplan und Checkliste
1. Was die Business Central API v2.0 abdeckt
Business Central online stellt seine Standard-API unter einer festen Adresse bereit. Laut Microsoft-Doku zu den Endpunkten lautet sie https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/<Mandantendomäne>/<Umgebung>/api/v2.0. Darunter adressiert man ein Unternehmen über companies({id}) und dann die gewünschte Entität. Dieselbe Seite nennt einen monatlichen Aktualisierungszyklus der API.
Welche Entitäten es gibt, zeigt am zuverlässigsten die Liste der Webhook-fähigen Ressourcen. Für Finanz- und Warenprozesse sind vor allem diese wichtig:
Stammdaten
customers, vendors, items, itemCategories, paymentTerms, paymentMethods, currencies, dimensions. Damit lassen sich Kunden aus CRM oder Shop und Artikel aus einem PIM synchron halten.
Belege
salesQuotes, salesOrders, salesInvoices, salesCreditMemos und purchaseInvoices. Typischer Fall: Ein Shop-Auftrag wird als Verkaufsauftrag angelegt, die Eingangsrechnung aus dem Belegeingang als Einkaufsrechnung.
Finanzbuchhaltung
accounts, generalLedgerEntries, journals und customerPaymentJournals. Darüber laufen Auswertungen ins Controlling und Zahlungseingänge aus dem Banking zurück ins ERP.
Eine Einschränkung sollte man vor dem Projekt kennen: Die Standard-API lässt sich nicht um eigene Felder erweitern. Die API-Übersicht sagt das ausdrücklich. Wer Zusatzfelder braucht, baut eine eigene API-Seite (Abschnitt 5).
2. Anmeldung: OAuth 2.0 und Service-to-Service
Benutzername und Webdienst-Zugriffsschlüssel funktionieren in Business Central online nicht mehr. Laut Microsofts Liste der abgekündigten Funktionen endete diese Basic-Authentifizierung für die Online-Version am 1. Oktober 2022. Nur On-Premises-Installationen können sie vorerst weiter nutzen.
Für Integrationen, die ohne angemeldeten Menschen laufen, ist der Service-to-Service-Weg (S2S) gedacht. Er nutzt den OAuth-2.0-Client-Credentials-Flow:
- In Microsoft Entra ID eine App registrieren und ihr die Berechtigung
API.ReadWrite.Allfür Business Central geben. - In Business Central die App auf der Seite für Microsoft-Entra-Anwendungen eintragen und ihr Berechtigungssätze zuweisen. Den Satz SUPER darf eine Anwendung laut Doku nicht bekommen.
- Ein Token bei
login.microsoftonline.com/<Mandant>/oauth2/v2.0/tokenmit dem Scopehttps://api.businesscentral.dynamics.com/.defaultabholen.
Lizenzfrage früh klären
Die Doku zur Webdienst-Authentifizierung nennt für OAuth: keine Lizenz für Service-to-Service-Integrationen nötig. Eine Integration im Namen eines Benutzers (delegierte Anmeldung) läuft dagegen über dessen Lizenz. Für Hintergrundprozesse ist S2S deshalb fast immer die bessere Wahl. Den Einzelfall prüft man im Lizenzleitfaden von Microsoft.
3. Webhooks: Änderungen in Echtzeit erfahren
Statt alle paar Minuten nach neuen Rechnungen zu fragen, abonniert die Integration eine Entität. Business Central schickt dann eine Webhook-Benachrichtigung, wenn sich etwas ändert. Die Doku zu Abonnements beschreibt die Regeln, die in der Praxis wichtig sind:
Handshake & Validierung
Beim Anlegen und Erneuern eines Abonnements muss der Empfänger ein Validierungs-Token unmittelbar zurückgeben.
Ablauf nach 3 Tagen
Abonnements ohne Erneuerung verfallen nach drei Tagen. Ein automatisierter Job, der sie per PATCH verlängert, gehört in jede Integration.
30 Sekunden Verzögerung
Standardmäßig wartet Business Central nach der ersten Änderung 30 Sekunden. Bei Massenänderungen wird ein Sammelereignis (collection) ausgelöst.
Wiederholungen über 36h
Ist der Empfänger offline, wiederholt Business Central Versuche über 36 Stunden. Andere Fehler als 408, 429 oder 5xx löschen das Abonnement.
Nutzdaten-Pull per API
Die Benachrichtigung enthält nur, welcher Datensatz sich geändert hat. Die eigentlichen Daten holt die Integration danach gezielt per API ab.
Microsoft hat die früheren Delta-Links entfernt und nennt Webhooks den bevorzugten Weg, um Änderungen zu verfolgen (Abkündigungen ab Version 24).
4. Limits und Drosselung
Business Central online begrenzt die Last pro Benutzer, auch für Anwendungen. Die Werte stammen aus der Seite Operational limits for Business Central online (Stand der Seite: Dezember 2025):
| Grenze | Wert laut Microsoft | Folge bei Überschreitung |
|---|---|---|
| OData-Anfragen pro Benutzer | 6.000 in einem gleitenden 5-Minuten-Fenster | HTTP 429 |
| Gleichzeitige Anfragen pro Benutzer | 5, weitere warten in einer Schlange | HTTP 503 nach Wartezeit |
Operationen pro $batch | 100 | Anfrage wird abgelehnt |
| Webhook-Abonnements | 200 pro Umgebung | keine weiteren Abonnements |
Laut derselben Seite gelten die Grenzen für alle Benutzerarten gleich, also auch für S2S-Anwendungen. Für die Zeitgrenze einer einzelnen Anfrage nennt Microsoft an zwei Stellen unterschiedliche Werte: 8 Minuten in den Operational Limits, 10 Minuten auf der Seite zu API-Limits. Man plant am besten mit dem kleineren Wert. Dieselbe Seite verlangt bei HTTP 429 eine Wiederholungslogik mit Wartezeit. Eine Integration, die das nicht kann, verliert bei Lastspitzen Daten.
5. Eigene APIs in AL, wenn Felder fehlen
Fehlt ein Feld oder eine Tabelle in der Standard-API, baut man eine eigene API-Seite in AL, der Entwicklungssprache von Business Central. Laut Doku zum API-Seitentyp sind solche Seiten versioniert, unterstützen Webhooks und sprechen OData v4. Herausgeber, Gruppe und Version stehen in der URL, etwa /api/<publisher>/<gruppe>/v1.0/companies({id})/…. Damit kollidieren eigene Erweiterungen nicht mit Microsofts Standard-API.
Webhooks gibt es für eigene APIs nicht in jedem Fall. Ausgeschlossen sind laut Abonnement-Doku unter anderem API-Queries, temporäre Tabellen und Tabellen mit zusammengesetztem Schlüssel. Wer Änderungen an solchen Daten melden will, braucht einen anderen Auslöser.
Ältere Integrationen prüfen
Viele Bestandsintegrationen veröffentlichen Microsoft-Standardseiten direkt als Webdienst. Laut Abkündigungsliste ist das als SOAP-Endpunkt ab Version 29 (Oktober 2026) nicht mehr möglich, als OData-Endpunkt ab Version 30 (2027, erste Release-Welle). Solche Anbindungen sollten jetzt auf die API v2.0 oder eigene API-Seiten umziehen.
6. E-Rechnung und DATEV in Deutschland
Für die E-Rechnungspflicht bringt Business Central das E-Document-Framework mit. Laut Microsoft-Doku zur deutschen E-Rechnung unterstützt die deutsche Lokalisierung seit Version 26.3 XRechnung (nur UBL), Peppol BIS 3 und ZUGFeRD. Aus empfangenen ZUGFeRD-PDFs liest Business Central das eingebettete XML aus. Zwei Details aus derselben Seite sind für die Planung wichtig:
Ein Format pro Versandprofil
Ein Belegversandprofil unterstützt in Business Central genau ein Format. Kunden mit unterschiedlichen Formatanforderungen (z. B. XRechnung vs. ZUGFeRD) brauchen separate Profile.
Prüfung vor Verbuchung
Ein empfangenes E-Dokument wird nicht automatisch zur gebuchten Einkaufsrechnung. Prüfung, Validierung und Zuordnung bleiben ein eigener Schritt, den man automatisieren kann.
Einen DATEV-Export beschreibt die Microsoft-Doku zur deutschen Lokalisierung nicht. Sie listet einen Datenexport für die digitale Betriebsprüfung, aber keine DATEV-Schnittstelle. DATEV-Anbindungen kommen in der Praxis über Apps von Partnern oder eine eigene Integration. Wie die DATEV-Seite dabei aussieht, steht im Artikel zur DATEV API.
7. Integrationswege: n8n, Power Automate oder eigener Dienst
Welcher Weg passt, hängt weniger von Business Central ab als von den anderen Systemen:
Workflow-Plattform (z. B. n8n)
Gut, wenn mehrere Systeme beteiligt sind: Shop, Banking, Belegeingang, DATEV. Die Plattform holt das OAuth-Token, nimmt Webhooks an, wiederholt bei HTTP 429 und protokolliert jeden Lauf. Wie das aufgebaut ist, zeigt der Vergleich n8n vs. Make vs. Zapier.
Power Automate
Naheliegend, wenn das Unternehmen ohnehin in Microsoft 365 arbeitet. Der Business-Central-Connector ist ein Premium-Connector und auf 300 Aufrufe pro Verbindung und Minute gedrosselt. Sammelereignisse aus Webhooks kann er laut Abonnement-Doku nicht verarbeiten.
Eigener Dienst
Sinnvoll bei hohen Datenmengen oder viel eigener Logik, etwa bei der Preisberechnung für B2B-Shops. Mehr Aufwand im Betrieb, dafür volle Kontrolle über Batches und Fehlerbehandlung.
8. Fahrplan und Checkliste
Eine Business-Central-Integration lässt sich in vier überschaubaren Schritten aufbauen:
- Datenfluss festlegen: Welches System ist für Kunden, Artikel, Preise und Belege führend? Doppelte Pflege an zwei Stellen ist die häufigste Fehlerquelle.
- Zugang einrichten: App in Entra ID registrieren, in Business Central mit den nötigen Berechtigungssätzen freischalten, zuerst in einer Sandbox-Umgebung testen.
- Lücken prüfen: Reicht die Standard-API, oder braucht es eigene API-Seiten in AL?
- Betrieb absichern: Webhook-Erneuerung, Wiederholungen bei 429, Protokoll und eine Meldung bei Fehlern.
Quick-Check: Ihre Business-Central-Checkliste
Für andere Programme der Reihe gelten oft ähnliche Fragen, aber andere Antworten. Kleinere Betriebe ohne eigenes ERP-Team landen häufig bei einem schlankeren Cloud-ERP wie weclapp, Kanzleien und ihre Mandanten bei Agenda oder BMD. Einen Überblick über unsere Arbeit an solchen Anbindungen gibt die Seite Buchhaltungs- und ERP-Anbindung.
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Erstgespräch buchenOffizielle Quellen & Primärdokumentation
- Microsoft Learn: Endpoints for the APIs for Dynamics 365 Business Central – Adressschema und Aktualisierungszyklus.
- Microsoft Learn: Using Service to Service Authentication – Client-Credentials-Flow, Scope und Berechtigungen.
- Microsoft Learn: Web services authentication – OAuth als empfohlene Anmeldung, Lizenzhinweis zu S2S.
- Microsoft Learn: Working with webhooks in Dynamics 365 Business Central – Abonnements, Ablauf, Wiederholungen, unterstützte Entitäten.
- Microsoft Learn: Operational limits for Business Central online – Anfrage-, Batch- und Abonnement-Limits.
- Microsoft Learn: API page type – eigene APIs in AL.
- Microsoft Learn: Deprecated features in the platform – Basic Auth, Delta-Links, Webdienste auf Standardseiten.
- Microsoft Learn: Electronic invoicing in the German version – XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3.
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REST-API
Eine Schnittstelle, über die Programme Daten per HTTP lesen und schreiben. Business Central stellt seine Standard-API als REST-Dienst nach OData v4 bereit.
Webhook
Eine Benachrichtigung, die ein System bei einer Änderung aktiv an eine hinterlegte URL schickt, statt dass ein anderes System regelmäßig nachfragen muss.
XRechnung
Der deutsche XML-Standard für elektronische Rechnungen, den Business Central in der deutschen Lokalisierung über das E-Document-Framework erzeugt.
