weclapp ist ein Cloud-ERP für kleine und mittlere Unternehmen: CRM, Warenwirtschaft, Projekte und Buchhaltung in einem System. Spannend wird es, wenn weclapp mit Shop, Versand, Banking und Steuerkanzlei zusammenarbeiten soll. Dieser Leitfaden zeigt, was die weclapp API kann, wie Webhooks eingerichtet werden und wo die Grenzen liegen.
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- REST-API in Version 2: Seit Release 25.15.1 (Juli 2025) ist v2 die Standardversion. Version 1 bleibt laut weclapp mindestens ein Jahr verfügbar.
- Anmeldung per API-Token: Jeder Benutzer hat einen eigenen Token. Die API darf genau das, was dieser Benutzer darf.
- Webhooks ohne Programmierung einrichten: Unter Globale Einstellungen meldet weclapp neue, geänderte und gelöschte Datensätze an eine eigene URL.
- Nicht in jedem Tarif: Der Tarif ERP Starter enthält keine API. Wer automatisieren will, braucht mindestens ERP Dienstleistung.
1. weclapp im Überblick
weclapp wurde laut Unternehmensseite 2008 gegründet und gehört seit Oktober 2022 zur niederländischen Exact-Gruppe. Auf der Kundenseite nennt weclapp mehr als 20.000 Nutzer in über 3.000 Organisationen. Die Daten werden laut Sicherheitsseite in der AWS-Region Frankfurt verarbeitet. Dieselbe Seite nennt eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022 für die Exact-Gruppe einschließlich weclapp.
Inhaltlich deckt weclapp CRM, Warenwirtschaft und Lager, Projekte und eine Finanzbuchhaltung mit den Kontenrahmen SKR03 und SKR04 ab. Für die Automatisierung heißt das: Viele Abläufe, die sonst über drei Programme laufen, bleiben in einem System. Die Schnittstellen braucht man vor allem nach außen, also zu Shop, Marktplatz, Versanddienst, Bank und Steuerkanzlei.
2. Die REST-API: Versionen, Token, Abfragen
weclapp bestätigt im Hilfecenter eine REST-API und verweist für die technische Referenz auf die eigene API-Dokumentation. Was sich an der API ändert, steht im API-Changelog. Die wichtigsten Punkte daraus:
Version 2 ist Standard
Mit Release 25.15.1 vom 31.07.2025 wurde v2 zur Standardversion. Version 1 bleibt laut Changelog mindestens ein Jahr verfügbar. Neue Integrationen setzen auf v2, bestehende sollten den Umstieg einplanen.
Filtern, Sortieren, Blättern
Der Parameter filter unterstützt Ausdrücke bis hin zu Bedingungen, orderBy sortiert, und seit Release 26.20.1 (November 2026) überspringt offset eine Anzahl Datensätze. Lange Abfragen lassen sich zusätzlich per POST an /query schicken.
Wartezeiten statt fester Limits
Feste Anfrage-Limits nennt der Changelog nicht. Er beschreibt aber die Antwort-Header X-Weclapp-Wait-Ms und X-Weclapp-Wait-Reason. Eine saubere Integration liest diese Header aus und bremst sich selbst, statt bei Last Fehler zu sammeln.
Die Anmeldung läuft über einen API-Token. Laut Hilfecenter findet ihn jeder Benutzer unter seinem Namen in „Meine Einstellungen“, nach erneuter Anmeldung. Wichtig für die Planung: Die API übernimmt genau die Berechtigungen dieses Benutzers.
Eigenen Integrationsbenutzer anlegen
Hängt die Integration am Token einer Mitarbeiterin, bricht sie, sobald diese das Unternehmen verlässt oder andere Rechte bekommt. Besser ist ein eigener Benutzer nur für die Integration, mit genau den Rechten, die der Ablauf braucht. Der Token gehört in einen Passwortspeicher oder die Zugangsdatenverwaltung der Workflow-Plattform, nicht in Tabellen oder E-Mails.
3. Webhooks einrichten
Webhooks richtet man in weclapp ohne Programmierung ein. Laut Hilfecenter liegen sie unter Globale Einstellungen > Integration > Webhooks. Man wählt den Datensatztyp, das Ereignis (erstellt, geändert oder gelöscht) und die URL, an die weclapp die Nachricht schickt.
Wie sich ein Webhook gegenüber dem Empfänger ausweist, beschreibt die Hilfeseite nicht. Deshalb sollte die Empfangs-URL nicht erraten werden können, und der Empfänger sollte jeden gemeldeten Datensatz per API nachladen, statt dem Inhalt der Nachricht blind zu vertrauen. So landet nur in Shop oder Buchhaltung, was in weclapp tatsächlich existiert.
4. Fertige Integrationen: Shop, Versand, DATEV
Bevor man selbst baut, lohnt der Blick in die Integrationsübersicht. weclapp bietet dort fertige Anbindungen an Shopify, Shopware, WooCommerce und Amazon, an die Versanddienste Shipcloud und Sendcloud sowie an Zahlungsanbieter wie PayPal und Stripe.
Für die Steuerkanzlei beschreibt weclapp die DATEV-Anbindung als Anbindung der DATEV-Plattform mit Kontierung und Bankabgleich. Welche DATEV-Dienste dabei genau genutzt werden, ist auf der Seite nicht aufgeschlüsselt. Das sollte man vor dem Projekt mit der Kanzlei klären. Wie die DATEV-Seite technisch aussieht, steht im Artikel zur DATEV API.
Eigene Workflows braucht man meist dort, wo die fertigen Anbindungen aufhören: bei Marktplätzen ohne Standardintegration, bei Sonderregeln für Preise und Lager oder bei Übergaben an Systeme, die weclapp nicht kennt.
5. E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung
Für die E-Rechnungspflicht ist weclapp vorbereitet. Laut Hilfecenter erzeugt weclapp ausgehende Rechnungen als ZUGFeRD im Profil EN16931 (Comfort) nach Spezifikation 2.3.1, sobald die Option aktiviert ist. Beim Empfang liest weclapp ZUGFeRD 2.x und XRechnung ein. Für Rechnungen an Behörden lässt sich XRechnung aktivieren, dafür braucht der Kunde eine Leitweg-ID.
Rechnungsausgang (ZUGFeRD)
weclapp erzeugt ausgehende E-Rechnungen im Standard ZUGFeRD 2.3.1 (Profil EN16931 Comfort). Für Rechnungen an Bundesbehörden lässt sich XRechnung per Leitweg-ID aktivieren.
Rechnungseingang (Inbox)
Eingehende Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format liest weclapp automatisiert ein. Gekoppelt mit Portalen wie GetMyInvoices läuft die Belegabholung ohne manuellen Aufwand.
Für die Automatisierung ist vor allem der Eingang interessant: Rechnungen aus einem Postfach oder Portal abholen, in weclapp einlesen und zur Prüfung vorlegen. Tools wie GetMyInvoices sammeln Belege aus Portalen und können als Vorstufe dienen.
6. Welche Tarife die API enthalten
Die Preisseite unterscheidet vier Pakete. Für Integrationen ist nur eine Frage entscheidend: Ist die API dabei?
| Paket | API laut Preisseite |
|---|---|
| ERP Starter | nein, nur monatlich buchbar und nicht mit anderen Paketen kombinierbar |
| ERP Dienstleistung | ja |
| ERP Handel | ja |
| Enterprise | ja, individuelles Angebot ab mehr als 10 Lizenzen |
Die aktuellen Preise pro Nutzer und Monat stehen auf der Preisseite. Wer heute mit ERP Starter arbeitet und automatisieren möchte, sollte den Paketwechsel in die Rechnung einbeziehen.
7. Typische Workflows und Checkliste
Diese Abläufe lassen sich mit weclapp, einem Webhook und einer Workflow-Plattform wie n8n gut automatisieren:
Marktplatz-Aufträge & Fulfillment
Bestellungen aus Marktplätzen ohne native Schnittstelle als Kundenauftrag in weclapp anlegen, Lagerbestände reservieren und Versandetiketten anstoßen.
CRM & Lead-Synchronisation
Neue Kontakte im CRM automatisch an Ticket- oder Marketing-Tools übergeben und Adressänderungen bidirektional synchron halten.
Zahlungsabgleich & OP-Verwaltung
Zahlungseingänge aus Stripe, PayPal oder Bankkonten offenen Posten zuordnen und Aufträge im Webshop als bezahlt kennzeichnen.
Zeiterfassung & Projektabrechnung
Gebuchte Projektzeiten aus spezialisierten Zeiterfassungstools übernehmen, Budgets abgleichen und direkt abrechnen.
Quick-Check: Ihre weclapp-Checkliste
Wächst das Unternehmen über weclapp hinaus oder sitzt es schon im Microsoft-Umfeld, ist Microsoft Dynamics 365 Business Central der häufige nächste Schritt. Für reine Rechnungsstellung im Onlinehandel reicht oft ein schlankeres Werkzeug wie easybill oder sevDesk. Wie wir solche Anbindungen umsetzen, zeigt die Seite Buchhaltungs- und ERP-Anbindung.
weclapp mit Shop, Versand oder Kanzlei verbinden?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Abläufe die fertigen weclapp-Integrationen schon abdecken und wo ein eigener Workflow über API und Webhooks nötig ist. Den Festpreis erfahren Sie, bevor die Arbeit beginnt.
Erstgespräch buchenOffizielle Quellen & Primärdokumentation
- weclapp: API-Changelog – Version 2 als Standard, Filter, offset, Wartezeit-Header.
- weclapp Hilfecenter: Wo finde ich den weclapp API-Token? – Token und Berechtigungen.
- weclapp Hilfecenter: Wie binde ich Webhooks in weclapp ein? – Einrichtung und Ereignisse.
- weclapp Hilfecenter: Unterstützt weclapp das ZUGFeRD-Format? – E-Rechnung im Ausgang und Eingang.
- weclapp: Integrationen – Shop-, Versand-, Zahlungs- und DATEV-Anbindungen.
- weclapp: Preise – Pakete und API-Verfügbarkeit.
- weclapp: Zertifizierung – ISO/IEC 27001:2022 und Hosting in Frankfurt.
Unsere Expertise vor Ort
Wir sind Ihr digitaler Partner – regional verankert und überregional erfolgreich.
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REST-API
Eine Schnittstelle, über die Programme Daten per HTTP lesen und schreiben. weclapp stellt seine Daten über eine REST-API bereit.
Webhook
Eine Benachrichtigung, die ein System bei einer Änderung aktiv an eine hinterlegte URL schickt. In weclapp für das Anlegen, Ändern und Löschen von Datensätzen.
ZUGFeRD
Ein hybrides E-Rechnungsformat aus PDF und eingebettetem XML. weclapp erzeugt ausgehende Rechnungen im Profil EN16931 (Comfort).
