E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die elektronisch verschickt wird — sie ist eine Rechnung, die eine Maschine lesen kann. Dieser Unterschied entscheidet ab 2027 darüber, ob eine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen genügt.
Was das Umsatzsteuergesetz als E-Rechnung anerkennt
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung. Entscheidend ist das Format, nicht der Versandweg.
Daraus folgt der Punkt, der in der Praxis die meisten Missverständnisse erzeugt: Ein per E-Mail versendetes PDF ist im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ausdrücklich keine E-Rechnung. Auch ein eingescannter Papierbeleg und ein Bild einer Rechnung erfüllen die Anforderung nicht. Sie enthalten kein maschinenlesbares Datenmodell, sondern nur eine Darstellung.
Zulässig sind ausschließlich strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das im Wesentlichen XRechnung und die EN-16931-konformen Profile von ZUGFeRD.
Die Fristen und wen sie wann treffen
Die Umstellung läuft in zwei getrennten Wellen, die häufig verwechselt werden.
Empfangen müssen alle inländischen B2B-Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 — ohne Umsatzschwelle und ohne Übergangsfrist. Ein Lieferant darf seither eine XRechnung schicken, ohne vorher zu fragen.
Ausstellen müssen ab dem 1. Januar 2027 Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen.
Wer heute noch keine E-Rechnung empfangen kann, ist also nicht früh dran, sondern bereits über der Frist.
Warum das Format der kleinere Teil der Arbeit ist
XRechnung und ZUGFeRD sind beide EN-16931-konform und in jedem ernstzunehmenden ERP-System verfügbar. Die Formatentscheidung ist damit selten das Projekt.
Der Aufwand liegt woanders: in der Datenqualität der Stammdaten, im Versandweg, in der Validierung vor dem Versand und in der revisionssicheren Archivierung des XML. Eine formal gültige Datei mit falscher Steuerkategorie oder unvollständiger Empfängerkennung wird abgewiesen — und zwar automatisiert, ohne dass jemand anruft.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein per E-Mail versendetes PDF ist im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ausdrücklich keine E-Rechnung, weil es kein strukturiertes, maschinell auswertbares Datenmodell enthält.
Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen. Die Pflicht zum Empfang gilt dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle.
Muss ich mich zwischen XRechnung und ZUGFeRD entscheiden?
Beide erfüllen die EN 16931. XRechnung ist der vorgeschriebene Standard gegenüber öffentlichen Auftraggebern; ZUGFeRD ist im B2B-Verkehr komfortabler, weil der Empfänger zusätzlich ein lesbares PDF sieht.
